Que no te "fumen" tus bienes! Organízate para dar más calidad sin perder de vista el Control y la Gestión Integral del Circuito de Compras y Almacenamiento
Consejos:
- Pon un horario para recepción de pedidos y no lo cambies.
- Revisa todos los pedidos, que nunca deben ser pagados de caja, sino de dinero aparte y sobretodo que deben ir directamente a almacén, revisa detenidamente la calidad, cantidad, productos en mal estado, con roturas o derrames; así como detectar si te han enviado productos incorrectos.
Si tu proveedor te envía una marca que no le has pedido, no la aceptes por evitarte problemas, se supone que si has pedido determinada marca o un tamaño específico es porque tus clientes la prefieren.
Revisa también los albaranes y facturas para controlar que las cantidades son las pedidas, y los precios los negociados.
- Apenas recibas los productos, almacénalos. Recuerda que hay productos como la cerveza que deben mantenerse a ciertas temperaturas para mantener su calidad. Inmediatamente haz las anotaciones que se precisen en tus registros de inventario.
- Registra los movimientos de inventario. Se deben hacer todas las anotaciones que sean necesarias, registrar la entrada al almacén, la salida de almacén hacia el bar, registrar productos rotos/desperdiciados además de algún tipo de registro para controlar las bebidas detrás de la barra. Si se rompe una botella de whisky deberás descontarla del inventario.
- Se recomienda utilizar el método de inventario FIFO o PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir). Esto es importante contemplarlo cuando se almacenan los productos en el almacén. Si no se utiliza este método, muchos productos podrían caducar o perder sabor/presencia.
- Cuando hagas recuento físico del inventario, éste debe hacerse en la mañana, antes de que el bar abra. Si se hace con el bar funcionando, muy probablemente, no obtengas datos precisos. Si tienes mucho inventario, puedes dividir el recuento en dos días (por ejemplo, el primer día alimentos y suministros para el bar, y el segundo día las bebidas alcohólicas y no alcohólicas). El recuento debe estar supervisado por el Jefe del Bar y debe hacerse con personal que no tiene acceso directo al bar, por ejemplo una camarera de pisos o el portero de noche.
- Si tu bar está siendo víctima de robos por parte del personal, los recuentos de inventario no deben hacerse el mismo día de cada mes, esto podría ponerles en alerta y hacerlos actuar después del inventario, o buscar la forma de “corregir” los datos de inventario antes de que te des cuenta. Debes hacer recuentos parciales cuando estás solo, digamos de un producto X, como para tener en claro el recuento real, luego al otro día suma las entradas (si las hubo) del producto a almacén, las salidas (ventas) y vuelve a contar, si tienes diferencias en menos es porque o bien se roban el producto o no contabilizan su venta (roban o hurtan dinero) o bien se beben o consumen ese producto los camareros, por ejemplo una bebida isotónica...
- El recuento físico del inventario suele ser un trabajo para más de una persona. Si lo necesitas, busca ayuda.
- No pierdas de vista que el inventario, principalmente de bebidas alcohólicas, puede ser una tentación para los ladrones. Protege tu inventario de la misma forma que cuidas el dinero en tu bar. Si el almacén tiene llave, no todos pueden tener acceso a ella. Si todos pueden entrar y salir del almacén no podrás pedir responsabilidades. Además bajo ningún tipo de excusa debe entrarse al almacén en medio del servicio, sino que antes del mismo, la reposición debe estar hecha.
- En la barra, procura tener sólo el inventario que realmente vas a necesitar. Si están muy a la mano, podrían ser fácilmente robados.
Ánimo!!!
Pablo Ayos +0034 600838017
Experto en Control y Gestión de Bebidas para el sector Horeca
Gracias a baarty.com
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